Çalışan bilgileri ve kullanım kuralları

Hesabınız size aittir

Hesabınız ENCO sicilinize bağlanır. Adınız ve aktif çalışma durumunuz ENCO Personel’den doğrulanır. Telefon hattınız veya e-posta adresiniz değişse de çalışan kimliğiniz değişmez. Takma ad gerçek adınızı gizlemez.

Hesap açılışını ve başlangıç rolünü şirket sahibi veya kendisinin açıkça yetkilendirdiği hesap yöneticileri onaylar. Her yönetici bu yetkiyi kendiliğinden devralmaz. Kişisel şifrenizi siz belirlersiniz. Ortak hesap, ortak şifre veya başkasına verilen doğrulama kodu kullanılmaz. Cihaz kaybını ve hesap şüphesini bilgi güvenliğine bildirin.

Hangi bilgiler kullanılır

Personel bağlantısı yalnız sicil, ad soyad, aynı ad uyarısı, aktiflik ve kaynak güncelleme zamanını getirir. Amaç doğru kişiye hesap açmak ve erişim hakkını doğrulamaktır. Özlük dosyası, sağlık, banka ve maaş bilgileri bu bağlantıyla alınmaz.

Kullanıcı adı, doğrulanmış davet adresi, rol ve hesap onayı giriş için; sohbet üyeliği, mesaj, yazar, zaman, görev ve toplantı notu iş iletişimi için; çalışma başlangıcı ve bitişi ile düzeltme ve onaylar puantaj için kullanılır. Giriş güvenliği için kimlik doğrulama ve oturum kayıtları işlenir. Parola ve doğrulama kodlarını sohbetlerde paylaşmayın.

Bilgiler güvenli Personel bağlantısından, sizin uygulamadaki işlemlerinizden, yetkili yöneticinin kayıtlarından ve hizmetin teknik kayıtlarından elektronik olarak toplanır. Gereksiz kişisel belge veya sağlık raporunu genel sohbetlere yüklemeyin; yanlış paylaşımı İK veya bilgi güvenliğine bildirin.

Amaç ve hukuki sebepler

Hesap ve iş iletişimi için KVKK 5/2(c) kapsamındaki iş ilişkisinin yürütülmesi; belirli hak talepleri için gerekli kayıtta 5/2(e); güvenlik için gereklilik ve çalışan hakları dengesi değerlendirilerek 5/2(f) esas alınır. Puantajın somut yasal yükümlülük için gereken kısmında ayrıca 5/2(ç) kapsamındaki yükümlülük dikkate alınır.

Bu hukuki sebepler belirtilen amaç ve kayıtla sınırlıdır; her veri için bütün dayanaklar birlikte uygulanmaz. Bu bilgilendirme açık rıza istemez; özel nitelikli veri işlemek için genel izin oluşturmaz. İşleme amacı veya kapsamı değişirse ilgili bilgilendirme ayrıca sunulur.

Kimler görebilir

İş mesajlarına yalnız ilgili sohbetin yetkili üyeleri erişir. Yönetici olmak bütün birebir konuşmaları okuma hakkı vermez. Puantajı çalışan, atanmış yöneticisi ve yetkili yönetim rolü görebilir. Şikâyet ve inceleme kayıtları grup akışında paylaşılmaz.

Kişisel seyir defterinde seçtiğiniz gün, konu, başlık ve not hesabınıza bağlı kaydedilir; normal uygulama erişiminde yalnız kayıt sahibine açıktır. Şirket dışı katılımcılar ayrı ve süreli davetle yalnız seçilen dış katılım gruplarına erişir; çalışan sicili, Personel, puantaj veya yönetim yetkisi kazanmaz. Mevcut Android sürümünde dış hesaplar yerine web sürümü kullanılır.

İK ve hukuk, görevleri için gerekli kayıtlara belirlenmiş yetkiyle erişir. Teknik işletim erişimi arıza ve güvenlik ihtiyacıyla sınırlı ve kayıtlı olmalıdır. Yönetici rolü veya teknik erişim imkânı sınırsız içerik denetimi hakkı değildir; genel ve sürekli yazışma incelemesi yapılmaz. Kişisel e-posta, özel mesajlaşma hesabı veya diğer özel cihaz içeriğine bu uygulamadan erişilmez. Yetkili kamu makamlarının hukuka uygun talepleri kapsamı değerlendirilerek karşılanır. Altyapı hizmet sağlayıcılarının gerekli işlemleri aşağıda açıklanır.

İşin kaydı ve görev teyidi

Signal kapsamında yürütülen operasyon talimatı, görev teyidi ve iş sonucu ilgili yetkili konuşmaya kaydedilir. E-posta gereken süreçler sürer. Kişisel mesajlaşma uygulamaları yetkili operasyon kaydının yerine kullanılmaz. Kesinti veya acil durumda şirketin yedek iletişim yolu kullanılır; gerekli iş özeti daha sonra tarih ve kaynak belirtilerek kaydedilir. Başka kanallardaki kayıtlar hukuken yok sayılmaz.

İş emri, yetkili kişinin sorumluyu ve işin kapsamını belirterek onayladığı kayıttır. Doğal dil veya yapay zekâ özelliği açılırsa oluşturulan taslak yetkili insan onayı olmadan iş emri olmaz. Önemli değişiklikler yeniden teyit edilir.

Gönderildi, sunucuda kaydedildi, telefon bildirimi iletildi, okundu ve görev kabul edildi ayrı durumlardır. Okundu işareti veya sessizlik işi kabul etmek ya da tamamlamak anlamına gelmez. Anlaşılmayan veya güvenle yapılamayan talimat için açıklama isteyin; sonucu ayrıca kaydedin.

Mesai ve sürüş güvenliği

Araç hareket halindeyken mesaj okumayın, yazmayın ve görev veya puantaj işlemi yapmayın. İşlemi güvenli duruşta gerçekleştirin. Acil telefon ve yardım yolu kapatılmaz.

Bildirim dinlenme hakkını ve çalışma süresi düzenini değiştirmez. Nöbet görevi ayrıca belirlenir. Mesajı geç görmek tek başına kusur veya mesai kanıtı değildir. Puantaj çevrim içi görünme, mesaj sayısı veya konumdan otomatik üretilmez.

Hakaret, tehdit, taciz, ayrımcılık ve yetkisiz paylaşım bildirilir. İnceleme şirket usulleri ve hukuk değerlendirmesiyle yürütülür; çalışanın açıklaması dikkate alınır. Sistem otomatik disiplin kararı vermez. Toplantı özeti kaynaklı bir taslaktır; yetkili kişi teyit eder ve erişim kaynak sohbetten geniş olamaz.

Hizmetler ve yurt dışı aktarım

Signal veritabanı Supabase’in Almanya bölgesindedir. Web hizmeti Vercel’in ABD bölgesini içerir; bütün verilerin yalnız Almanya’da işlendiği söylenemez. Sağlayıcıların sözleşme, alt hizmet, destek ve yedek kapsamı şirketin veri koruma sürecinde takip edilir. Bu bilgilendirme tek başına bir yurt dışı aktarım sözleşmesi veya açık rıza oluşturmaz.

Android uygulaması Google Play’den dağıtılır; iPhone için mevcut TestFlight dağıtımı ve mağaza inceleme süreci yürür. Kişisel davet, giriş ve kurtarma e-postalarında Resend; telefon bildirimlerinde Expo Push, Apple APNs ve Google FCM kullanılır. Bildirim tercihinize göre hesap/cihaz/konuşma bağlantısı ile önizleme bilgileri bu hizmetlere aktarılabilir. Yetkili sesli görüşmede LiveKit bağlantı hizmeti kullanılır; uygulama görüşme kaydı sunmaz.

MoveTech iş emri/masraf yazma ve Seyir/takograf ölçüm bağlantısı bu bilgilendirmeyle açılmaz. Uygun sürücü hesabındaki Schengen kartı için oturumdan doğrulanan sicille Filo’dan yalnız kişinin kalış sonucu, kayıt günleri, beyan ve vize durumu okunur; sınır geçişi bildirimi yetkili ofis onayına öneridir. Signal bu kartta telefon koordinatı, pasaport numarası veya pasaport görüntüsü toplamaz. Genel sohbetlere otomatik yapay zekâ incelemesi veya yeni izleme yetkisi verilmez.

Kayıtlar ne kadar tutulur

Aşağıdaki süreler Signal kopyaları için yönetimce uygun bulunan saklama sınırlarıdır. Bu tablonun yayımlanması bütün teknik imha işlerinin ve sağlayıcı yedek temizliğinin tamamlandığı anlamına gelmez. İmha işlem kayıtlarının üç yıllık asgari süresi dışındaki sayılar kanuni zorunluluk iddiası değildir.

Kişisel seyir defteri notlarının teknik erişim süresi oluşturulmadan itibaren en çok 180 gündür; düzenlemek süreyi uzatmaz. Bu teknik erişim sınırı bütün arşiv kopyalarının fiziksel olarak temizlendiği anlamına gelmez. Kişisel notunuzu ayrıca kendiniz silebilirsiniz.

Belirli bir uyuşmazlık için gerekli kayıtlar hukuk biriminin gerekçeli ve kapsamı sınırlı kararıyla korunabilir; 90 günde bir gözden geçirme önerilir. Gerekçe kalkınca olağan süreye dönülür. Bütün sohbetler bu nedenle süresiz saklanmaz. Asıl İK, muhasebe ve taşıma belgesi arşivinin yükümlülükleri ayrıca değerlendirilir.

Sonuçlanmayan hesap başvurusu

Karar veya davet geçerlilik sonundan 30 gün

Personel aynası ve profil

Erişim hakkı boyunca; kapsam çıkışı sonrasında mutabakat için 90 gün

Olağan grup ve birebir mesaj

Mesaj tarihinden 24 ay

Onaylı iş emri ve toplantı notu

Görev veya karar kapanışından 3 yıl

Puantajın Signal kopyası

Ay kapanışından 12 ay; asıl İK aktarımı ve saklama teyidiyle

Erişim ve güvenlik kaydı

Olaydan 180 gün

Bildirim ve davet gönderim sonucu

Son denemeden 30 gün

Cihaz bildirim adresi ve oturum

Çıkış, cihaz değişimi veya hesap kapatmaya kadar

Yedekteki silinmiş veri

Canlı imhadan sonra en fazla 30 gün hedefi; sağlayıcı teyidi gerekli

İmha işlemi ispat kaydı

İşlemden itibaren en az 3 yıl

Başvuru ve çalışan hakları

Veri sorumlusu ENCO LOJİSTİK VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ’dir. Yayımlanan başvuru adresi ENCO tesisleri, Cemal Ulusoy Caddesi 57, Yenibosna Merkez Mahallesi, Bahçelievler / İstanbul; e-posta adresi kvkk@enco.com.tr’dir.

Verinizin işlenip işlenmediğini, amaçlarını ve aktarıldığı tarafları öğrenebilir; yanlış veya eksik bilginin düzeltilmesini, şartları oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini ve ilgili işlemin alıcılara bildirilmesini isteyebilirsiniz. Yalnız otomatik analizle aleyhinize çıkan sonuca itiraz ve hukuka aykırı işlem nedeniyle zararınızın giderilmesini isteme haklarınız vardır.

Başvuruyu yazılı olarak şirket adresine veya önceden şirkete bildirdiğiniz ve sisteminde kayıtlı e-posta adresinizden kvkk@enco.com.tr’ye iletebilirsiniz. Güvenli elektronik imza ve mevzuatın izin verdiği diğer yöntemler de kullanılabilir. Gerekli kimlik ve iletişim doğrulaması yapılır; uygun başvuru en kısa sürede, en geç 30 gün içinde yanıtlanır.

Hesabı kapatma isteği ile bütün iş kayıtlarının silinmesi aynı işlem değildir. Talepte hangi verinin silinmesini veya düzeltilmesini istediğinizi belirtin. Mesaj kutusuna parola, doğrulama kodu veya gereksiz kimlik belgesi koymayın.

Kaynaklar

• ENCO KVKK açıklaması
• KVKK aydınlatma yükümlülüğü
• KVKK silme ve imha düzenlemesi